Spital Muri optimiert Prozess- und Sachkosten über digitale Antragsprozesse

«Es reicht nicht, Prozesse einfach zu digitalisieren»

Bedarfsmeldungen und -anträge sind die Grundlage für die Beschaffungsplanung und damit ein zentrales Element für die Einkaufsabteilung. Das Spital Muri hat erfolgreich die Antragsverwaltung von Xatena eingeführt und damit den ersten Schritt gemacht auf Ihrem Weg die Prozesssteuerung vom Bedarfsantrag bis zum Verbrauch zu optimieren. Die automatisierten Workflows sichern dem Spital korrekte Freigabeprozesse und ersparen den Mitarbeitern den üblichen Zeitaufwand. Im Interview berichtet Herr Harm Albers über seine Erfahrung bei der Einführung des Moduls und wie es ihn bei der Optimierung des Einkaufs unterstützt.  

« Die Standardisierung der eigenen Daten und Prozesse ist Voraussetzung für eine effiziente und optimierte Beschaffung »

Harm Albers, Leiter Beschaffung und Logistik Spital Muri

Herr Albers, was war das Problem in der Organisation ?
Harm Albers: Die Neuorganisation der Beschaffung war in Planung. Es gibt diverse Wege neues Material zu beantragen und zu bekommen, zum Beispiel persönliche Ansprache, E-Mail oder Telefon. Der erste Schritt war ein einheitliches Word-Formular im OP, dass musste aber immer noch manuell ausgefüllt werden.


Was haben Sie sich durch die Unterstützung von Xatena erhofft?
Standardisierung sowie Effizienz und Transparenz der Prozesse. Wir wollten keine doppelten Anträge mehr und jederzeit über den aktuellen Stand des Antrags informiert sein. Wir wollten weg vom Word-Formular, hin zur digitalen Unterstützung von Prozessen.

Wie empfanden Sie das Aufsetzen des digitalen Prozesses mit Xatena?
Sehr kompetente, einfache und schnelle Umsetzung. Gegenseitige Inputs halfen bei der Definition des Prozesses.

Wie schätzen Sie den Aufwand der Implementierung im Vergleich zu anderen Lösungen ein?
Relativ geringer Aufwand, bei schneller Durchführung. Aber es reicht nicht, Prozesse, die nicht optimal laufen, einfach zu «digitalisieren». Diese müssen vorher definiert und überarbeitet werden.

Wie lange hat die Digitalisierung vom Prozess gedauert?
Von den ersten Gesprächen bis zum Go-Live etwa ein halbes Jahr. Wobei das die Durchlaufzeit und nicht die Bearbeitungszeit ist.


Wie ist die Lernkurve bei den Mitarbeitern für die Nutzung der digitalisierten Prozesse und die Umstellung der Gewohnheiten?
Das Roll-Out lief über die Materialkommissionen. Das neue Tool wurde schnell akzeptiert, vor allem wegen des «einfachen Ausfüllens».  Die E-Mail-Benachrichtigungen werden teilweise kritisch gesehen, im Gegenzug erhält man Transparenz und wird aktiv über den Status informiert.

Für welche Art von Anträgen nutzen Sie das Modul im Alltag?
Im Moment nutzen wir es nicht für den Budgetprozess, sondern überwiegend für neue Materialbestellungen, wie Implantate oder Verbrauchsmaterial und für Testbestellungen.

Spart Ihnen und Ihren Kollegen der neue digitale Prozess Zeit?
Erheblich, vor allem wird der Zeitaufwand für Rückfragen – wegen fehlender Informationen und Suchen und Nachfragen, in der Art von: «Ist das Formular ausgefüllt, wo ist das Formular, ist es unterschrieben?», reduziert.

Welche Auswirkung hat es auf die Qualität der Planung und der Anträge?
Die Anträge sind deutlich aussagekräftiger. Es gibt weniger Rückfragen aufgrund der Pflichtfelder im Prozess. Der Antragsteller muss sich im Vorfeld Gedanken machen. Was sehr im Gegensatz steht, zu «schnell zum Hörer greifen».

Wie nutzen Sie Xatena noch?
Der nächste Schritt ist, Anfragen und Beschaffungen aus dem bewilligten Antrag heraus über die Plattform durchzuführen. Unser Ziel ist es, den Prozess vom Antrag bis zum Vertragsabschluss abzubilden und Vertragsdaten anschliessend ins ERP zu überführen, zur operativen Abwicklung. Wenn die ERP Anbindung da ist, soll die operative Bestellung aus dem ERP stattfinden.

Was ist Ihr Ziel für die Digitalisierung vom Einkauf?
Eine optimierte Prozesssteuerung vom Antrag bis zum Verbrauch, Vereinheitlichung von Prozessen, Fehlerminimierung, Unabhängigkeit von den handelnden Personen und eine effiziente Kostenoptimierung durch optimierte Beschaffung.

Haben Sie Empfehlungen für andere Häuser in Bezug auf die Antragsverwaltung oder auch ganz allgemein?
Die Standardisierung der eigenen Daten und Prozesse ist Voraussetzung für eine effiziente und optimierte Beschaffung. Es reicht nicht, Prozesse, die nicht optimal laufen, einfach zu «digitalisieren». Sie müssen vorher überarbeitet werden. Jede Veränderung löst Angst aus: «Was hat das für Auswirkungen für mich, für meine Arbeitsweise?».
Es gilt, diese Angst zu nehmen und Angst wird durch Transparenz minimiert und indem Betroffene zu Beteiligten gemacht werden, über alle Berufsgruppen hinweg!

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